【數位專案管理X建築工務】從個人到團隊的導入心得與觀察
【數位專案管理X建築工務】從個人到團隊的導入心得與觀察
前言
建案資訊量大、協作單位多，若僅靠紙本、Line、Excel 管理，很容易出現資訊落差。近年常見的數位工具如 Trello、Monday、Notion、Asana、Evernote，都能降低溝通成本、提升透明度。
我因工作與興趣使然，用過其中幾種；在工作上，我會在平台做筆記、羅列待辦清單、追蹤建案工程及圖面進度。
也嘗試將軟體導入營造團隊，試圖讓建設、營造、廠商之間的訊息傳遞更透明；以及推廣到建設工務部使用，讓各建案進度及資訊更透明、建立標準流程、完善的新手教學等。
本文分享我在工務管理中，實際導入與使用這些工具的經驗，包括成效、限制與觀察。
Level1：啟蒙—從紙本到 Trello
帶我進入數位管理是一位年輕的同事，在此之前都是手寫筆記，偶爾會記在電腦內的便條紙上、Word、Excel記事，算是數位管理的啟蒙。
當時使用的軟體是Trello，一開始還不習慣，會手寫筆記後再轉紀錄到電腦輸入，但Trello的介面學習不難，大概一週就可弄懂整個架構；習慣使用後漸漸不需要帶筆記本出門，也在手機、平板等裝置安裝，正式溶入生活與工作內。
在個人熟悉後，我開始把建案資訊放進 Trello，並邀請營造主任、機電主任、協力廠商（常來開會討論的金屬、石材、機電）加入。有鑑於圖面等資訊我都會放在裡面，大家也就半將就使用著，但是非我主導的部分，像是工程進度、採購發包，大家還是習慣用Excel排進度、Line傳訊息及資料，因此導入範圍有限。
在建案告一段落後，其他人並沒有延續到他案使用的想法，問題還是出於學習新介面的排斥感，但我個人繼續沿用，繼續找尋數位專案管理的可能性。
Level2：遠景— Asana 的組織化可能
Tello個人使用的模式固定後，也到了一個瓶頸；要達成數位專案管理，還是得在這條路上的參與者有共識。
在某次與排煙窗廠商的會議上，年輕業務展示了他們以 Asana 建構的完整公司管理流程，從內業請款作業到採購發包，外務工作安排、進度回報等，都在系統內作業。
推動數位專案管理的是企業二代，他在國外工作經驗落實到自家公司。與廠商詳細了解後，他們由上而下執行的很徹底，辦公室核心位置有一台螢幕顯示Asana的介面，裡面包含了所有人的今日會議時間、任務分派、進度回報，也可以觸控看到更細項的內容。
雖說是二代才能讓推動這麼順利，不過這是工作上的遠景，一個資訊透明、訊息無落差的數位平台。
Level3：嘗試—導入 Asana
Trello偏向個人（介面單純、功能簡單），若要規模組織化，Asana是更好的選擇。
原本想以個人先嘗試使用Asana，但試用期一個月後幾乎所有功能都被限制，不像Trello免費版還可以開通70%以上功能。
我想已有廠商前例可循，就慢慢架構組織部門所需，應該有一天也能達成目標。就先從所屬工務部開始，將功課做足，向公司申請採購，跟部門同仁講解使用方法，從預算、專案、客變、行政、教育訓練建立任務範本、說明。耕耘了一年半，雖然自己的工作都已經平台上，但Asana的介面又比Trello更難學習，所以同仁還是習慣在紙本或個人電腦紀錄。
之後因個人生涯規劃離開體系，這段導入也暫時告一段落。
Level4：回歸—以 Notion 重新建立個人系統
離開組織後，我仍持續使用 Trello 做筆記，也常常看一些KOL分享不同的數位工具使用，最多人分享的是Notion，讓我想起之前面試新進員工，其中一位用Notion做建案的專案管理。
抱著嘗試的心態開始使用，Notion對於個人的使用功能更全面、彈性更大，像是寫文章、個人網頁建立、習慣養成追蹤等。
現在我將Trello的任務轉移到Notion，也還持續摸索中。
總結
從Trello→Asana→Notion，只要是個人使用都能快速上手；但在團隊推動時，最大阻礙永遠不是工具，而是「習慣、文化與共識」。
但我知道科技的前進是蜿蜒曲折，這條路也只有少數科技愛好者會跟隨，普羅⼤眾會等到使⽤便利，可以有利於真實⽣活的進步，才會被⼤家接受。