【雲端空間X建築工務】告別光碟與紙本，個人與團隊的導入心得

前言

建築產業的數位資訊檔案量龐大。在雲端普及前，大型圖檔、3D 模型或高畫質照片，無法透過電子郵件傳送，傳輸媒介以隨身碟或光碟為主。

當時在處理建案數位資料時，印象深刻的有兩件事：

第一件事是提供建案70位住戶客變檔案，製作光碟封面、燒錄光碟就花了兩天，還不包含後續的包裝、郵寄等行政時間，效率極為低落。

第二件事是建案營造發包，為了提供領標營造廠相關資料，除了製作光碟存放圖面、標單、投標須知等，還要影印所有圖面並用印，耗時又不環保。

本文將分享我在工務管理中，如何以雲端空間取代光碟與隨身碟，達成無紙化作業，以及從個人使用到團隊組織導入的三個階段。

我開始使用雲端空間的契機，是為了更方便地存取和分享資料。當時，我使用的第一個工具是 Dropbox。

使用雲端空間後，主要幫我解決了兩件事：

1. 將原本大型檔案「燒錄光碟或提供隨身碟」的流程，簡化為「提供雲端連結」，為了連結美觀與便利，我也會搭配縮網址功能。下圖是簡化個人工作流程的示意圖，收到連結者，可以更有效率提供給下游需求者，像是設計師或是下包商，所以整個需求鏈都可以受惠。
2. 利用Dropbox「檔案請求」功能，建立雲端空間，方便別人提供資料給我。

在這個階段，雲端空間已成為我個人工作與生活資料傳遞的中心，極大化了解放個人的作業效率。

個人效率提升後，我開始將雲端空間的模式分享給同仁，並發現其效益不應僅限於此。

- 無紙化效益： 藉由平板、手機等數位裝置直接開啟雲端檔案，就不再需要將圖面印出來討論，在工地現場也可以隨時開啟圖面，「無紙化」成為雲端檔案帶來的另一大核心效益。
- 資料共識目標： 我開始規劃與營造、客戶之間的資料連結，目標是建立一套彼此有共識的資料放置內容與位置規範，包括工地日報表、請款單、施工圖面等。

最後，以「雲端空間」及「無紙化」為前提，擬定了具體的短程與長程目標，旨在改變部門的既有流程，讓傳統紙本資料全面朝數位化邁進。

部門決定從個人分散式使用雲端空間，轉為組織化導入 Google Drive，主要有三個關鍵原因：

1. 空間與資源整合： 原本各自使用的雲端空間有限，工作資料應由公司提供資源。
2. 資料夾權責管理：Google Drive可以設定使用者的權責，讓空間妥善管理。
3. 協作平台整合：選用 Google Drive 可便於資料整合，像是Google試算表、Google文件、Google簡報、Google site。

導入後，我跟同事開始製作使用規範，避免雲端空間成為雜亂的「所有人的暫存空間」。我們將個案資料目錄分為「建設端」和「營造端」兩大區塊。

不過，就跟導入數位專案管理工具一樣，雲端空間要讓每個同事都習慣，真的是一條漫長又彎彎曲曲的路。

寫這篇文章的同時，回頭看五年前訂定的短程目標，發覺多半都已落實。雖然過程常常是「想得太美好，實際落實卻要改作法」，但這就是轉型必經之路。

不過雲端、數位化皆是必然的趨勢，只要有足夠的耐心、明確的規範，最終一定能看到全面改變所帶來的一致性與超高效率！